Kødbranchens Fællesråd har i sit seneste nummer en artikel om, hvorledes en indkøbsaftale skal udformes, så den er til fordel for både køber og sælger. Der er stadig masser af variation i storkøkkenernes måde at foretage indkøb på. Men tendensen går i retning af faste, længerevarende indkøbsaftaler, hvor enten det enkelte køkken eller en gruppe køkkener vælger at få alle sine varer inden for en bestemt kategori - fx kød – fra en enkelt leverandør. Ikke mindst i de tilfælde, hvor der sker en koncentration i køberleddet, kan der blive tale om aftaler af betydeligt økonomisk omfang.
Det siger sig selv, at jo mere omfattende aftalen er, desto vigtigere er det, at den er nøjagtig i alle detaljer, så ingen kommer i tvivl, og ingen føler sig dårligt behandlet.
Det må naturligvis være køber, der har udspillet, når der skal indgås en ny indkøbsaftale. Køber må gøre sig klart, hvad det er for en aftale, han ønsker at indgå. Er det en rammeaftale, eller skal den baseres på faste mængder? Er den så stor, at den skal udbydes i offentlig udbud? Køber må også med sig selv klare af, hvilke produkter der skal indgå i aftalen, hvordan specifikationerne på disse skal udformes, samt hvilke betingelser der i øvrigt skal gælde vedrørende leveringsbetingelser og service. Alle disse detaljer skal med i det udbudsmateriale, køber udsender, og som leverandøren baserer sit tilbud på. Prisen spiller selvsagt en afgørende rolle, når der skal indgås en ny indkøbsaftale. Ofte er det jo slet og ret tilbudet med den laveste pris, der får kontrakten. Men det er ikke kun her-og-nu-prisen, der er interessant. Det er ikke usædvanligt, at der etableres kontrakter af op til et par års varighed. I sådanne kontrakter er der behov for en model til regulering af prisen.
Tidligere brugte man ofte en notering, fx landsnoteringen for svin, som model; men i takt med at indkøbet ofte består af skræddersyede delstykker, hvor prisen ikke svinger i takt med prisen på halve svin, så duer denne model ikke længere. Derfor er den normalt afløst af en engrosprisliste. Også her er det vigtigste imidlertid, at udbudsmaterialet præciserer, hvilken prisregulering der ønskes anvendt i tilbudet.
Om man anvender den ene eller den anden model er for så vidt ligegyldigt, blot det for sammenlignelighedens skyld er den samme i alle tilbud.
